La digitalisation des factures, une opportunité à maîtriser
Avant 2013, la législation n’acceptait que deux modalités de digitalisation des factures :
- Les factures dématérialisées selon les conditions fixées par le code des impôts (dit « EDI fiscal »)
- Les factures signées électroniquement.
À travers sa directive 2010/45/UE, l’UE a souhaité encourager le recours à la facture électronique.
Désormais, les entreprises peuvent utiliser les systèmes de facturation électronique de leur choix à condition de mettre en œuvre des « contrôles permanents établissant une Piste d’Audit Fiable (PAF) ».
Cette dernière consiste à mettre en place des contrôles permanents à chaque étape du traitement de la facture pour garantir le lien entre la facture reçue, l’opération commerciale réalisée et le paiement effectué. Mais ce que l’on sait moins, c’est que la PAF est obligatoire, même avec des factures papier.
Dans le cadre de la PAF, les preuves de contrôle, qu’elles soient manuelles ou informatisées, doivent être conservées par l’entreprise et suffisamment documentées pour convaincre l’administration fiscale de la validité et de la bonne maîtrise de ses flux de factures. Pour assurer ces contrôles 3 grands principes doivent être respectés :
- L’authenticité de l’origine de la facture : l’expéditeur de la facture est bien la même personne qui a effectué le service ou livré le bien
Il est nécessaire de prouver que l’expéditeur de la facture est bien la même personne qui a effectué le service ou livré le bien. Il est également nécessaire d’être rigoureux lors du processus de création des nouveaux fournisseurs. La réception d’une facture d’un nouveau fournisseur doit déclencher un processus de validation préalable
Il est donc important de réaliser systématiquement un rapprochement commande/facture/livraison, au niveau des client et des fournisseurs, tout en gardant les preuves de ces contrôles.
- L’intégrité de son contenu : la facture passée en format électronique doit correspondre exactement à la facture qui a été éditée par le fournisseur
- La lisibilité : la facture doit être présentée dans un format lisible par tous
La PAF semble s’imposer comme la principale voie de sécurisation des factures ; en effet, aucune société ne reçoit 100% de ses factures via EDI fiscal ou signées électroniquement.
La digitalisation des factures présente un attrait certain pour une entreprise : gain de temps, sécurité, efficacité… sont les maîtres mots de la dématérialisation. Mais attention à la PAF, elle doit être opérationnelle. En la mettant en place, avantage non négligeable, les entreprises se prémuniront mieux contre les risques de fraude par usurpation d’identité.
