Le mandat de facturation

De l’importance de la facture :

La facture est un document juridique obligatoire établi par une structure juridique consistant en une note détaillée des prestations ou des marchandises vendues :

• Elle matérialise la transaction financière et constitue une pièce justificative pour la comptabilité, collecte et récupération de la TVA.
• Elle doit être délivrée dès la réalisation de la vente ou la prestation du service, mais un délai de 15 jours peut être admis. La facturation peut être périodique ou récapitulative, mais en aucun cas le délai de facturation ne peut dépasser un mois.

Selon l’article 289 du code général des impôts :

« Les factures peuvent être matériellement émises par le client ou par un tiers lorsque l’assujetti leur donne mandat à cet effet. Sous réserve de son acceptation par l’assujetti, chaque facture est alors émise en son nom et pour son compte. »

Qu’est-ce que le mandat de facturation ?

Il s’agit d’un contrat conclu préalablement et par écrit par lequel le mandant donne pouvoir à ses clients ou à un tiers d’émettre des factures en son nom et pour son compte.

A noter :

• Le mandant demeure assujetti à la TVA applicable aux transactions facturées en son nom et pour son compte,
• Il s’engage à réclamer le double de ses factures qui ne lui seraient pas parvenues,
• Il s’engage à signaler toute modification dans l’établissement de son identification.

Responsabilité du fournisseur-mandant

Le mandant demeure responsable en cas de manquement aux règles de facturation. Il doit d’ailleurs prévoir un délai pour contester les factures émises en son nom et pour son compte. Cela permettra l’établissement d’une facture rectificative qui viendra annuler la précédente.

Les situations les plus fréquentes du mandat de facturation :

La facture peut être établie par une personne autre que le fournisseur ou le prestataire de services notamment dans les cas suivants :

• pour les entreprises établies hors de l’Union européenne, c’est au représentant fiscal que la facturation incombe, mais l’entreprise étrangère peut procéder elle-même à cette formalité, à condition de préciser le nom, l’adresse et le numéro d’identification de son représentant fiscal,
• l’auto-facturation : procédé selon lequel le client émet, pour le compte du fournisseur, la facture qui lui est destinée.

Afin que l’auto-facturation soit fiscalement admise, les conditions suivantes doivent être respectées :

• Un mandat de facturation doit exister entre le client et le fournisseur, sauf en cas de relations commerciales peu fréquentes (moins de 10 factures par an), il peut être admis qu’il n’y ait pas de mandat de facturation (on parle alors d’un mandat de facturation tacite) mais chaque facture doit dans ce cas être approuvée par écrit par le fournisseur (signature ou cachet de l’entreprise). Si un mandat de facturation existe, il n’y a pas besoin d’un processus de validation formalisé par le fournisseur,
• Les factures émises doivent faire apparaître les mentions obligatoires classiques, ainsi que la mention « auto-facturation »,
• L’original de la facture doit être conservé chez le client et le double doit être adressé au fournisseur.

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