Choisir son progiciel de Credit Management en 3 étapes
L’offre en matière de progiciels de credit management est abondante et structurée autour de solutions matures et pérennes. Pourtant encore trop peu d’entreprises les ont aujourd’hui adoptés dans leurs organisation crédit. Beaucoup se contentent d’un ERP ou d’un CRM, alors que bien souvent, ceux-ci ne sont pas adaptés à des besoins de plus en plus complexes et spécifiques. Le logiciel de credit management permet des retours sur investissement et des gains de productivité non négligeables et surtout quantifiables, pour autant que l’entreprise s’appuie pour faire son choix sur un cadre et une méthodologie précise. Le cahier des charges est, à ce titre, l’outil incontournable. Nous détaillons dans notre livre blanc « Comment choisir son progiciel de credit management » les 3 étapes clefs pour prendre la meilleure décision.
1/ EVALUER LES PERFORMANCES DE SON CREDIT MANAGEMENT ET ESTIMER LES GAINS ATTENDUS DU PROJET
Quels usages pour un logiciel de credit management ?
Le principe d’une solution logicielle de credit management est l’approche « all in one place », qui permet de regrouper dans un seul outil l’ensemble des besoins fonctionnels, qu’ils soient liés à :
- La gestion du recouvrement amiable
- Le traitement des litiges
- La gestion et le suivi des risques clients
- Le reporting et le contrôle des indicateurs de performance
Il s’agit donc d’appréhender les éventuels besoins spécifiques de l’entreprise pour chacune de ces grandes familles fonctionnelles et de bien valider que les solutions envisagées couvrent la totalité de ce périmètre.
Quelles améliorations attendre d’un logiciel de credit management ?
Au-delà des performances fonctionnelles, il est important de définir et d’estimer les bénéfices à attendre de la future solution, qu’ils soient qualitatifs ou quantitatifs.
Cette étape est étroitement liée au contexte de l’entreprise et à ses critères de performance, il n’y a donc pas réellement de recettes toutes faites, mais plutôt des « best practices » à partager avec des pairs ou des consultants experts dans ce domaine. C’est toutefois une étape clef pour envisager par la suite l’impact réel du progiciel.
2/ FORMALISER UN CAHIER DES CHARGES PRÉCIS SUR VOS ATTENTES FONCTIONNELLES
Quel est l’intérêt du cahier des charges ?
Le cahier des charges est essentiel à la bonne réalisation de votre projet. Il vous permettra de définir précisément vos besoins et vos attentes par rapport à la solution. Son élaboration est également l’occasion de détecter si le besoin et les objectifs poursuivis sont partagés ou non en interne. Enfin, point important, la rédaction d’un cahier des charges doit être menée selon une démarche collaborative impliquant l’ensemble des acteurs impactés dans l’entreprise. Il s’agit bien d’un projet à mener avec une équipe regroupant des compétences métier et informatiques (système d’information).
Comment structurer son cahier des charges ?
Le contenu du cahier des charges s’articule classiquement autour de 4 grandes parties :
- Le contexte
- Le projet
- La mise en œuvre du projet
- La réponse à l’appel d’offres
Chacune de ces parties est détaillée dans notre livre blanc « Comment choisir son progiciel de credit management en 3 étapes ».
3/ DE LA CONDUITE DE L’APPEL D’OFFRES AU CHOIX DU LOGICIEL DE CREDIT MANAGEMENT
Établir la liste des éditeurs destinataires du cahier des charges
Comme toutes les solutions proposées par les différents éditeurs ne conviendront pas à votre entreprise, une première sélection devra s’opérer pour ne garder que les solutions qui, au premier abord, semblent répondre aux attentes exprimées dans votre cahier des charges. Les offres des éditeurs spécialisés en credit management sont de plus en plus nombreuses et il pourra être judicieux de prendre conseil auprès de votre courtier pour affiner votre sélection.
L’analyse des dossiers de réponse à l’appel d’offres
A ce stade, il est temps de réaliser une grille comparative afin d’analyser les réponses obtenues par les éditeurs. Grâce à un système de scoring et de pondération, il vous sera plus facile de comparer concrètement les avantages et les inconvénients de chaque solution proposée. C’est sur la base de cette étude comparative que vous serez à même d’établir une short-list de 2 ou 3 candidats parmi les soumissionnaires.
Le « grand oral »
Il est maintenant temps de passer au grand oral, pendant lequel les éditeurs présenteront leur approche du projet, l’architecture informatique de la solution proposée, ainsi que leur approche financière et le ROI estimé. Cette étape étant des plus essentielles, il s’agit de bien la préparer. N’hésitez pas à demander une démonstration de la solution appliquée sur 3 ou 4 scénarios types pris dans votre quotidien pour valider les capacités fonctionnelles du logiciel, ses possibilités de paramétrage et d’automatismes, les gains de productivité apportés, et enfin l’approche ergonomique de la solution proposée.
Les visites de référence
Avant de finaliser votre décision, nous vous conseillons de demander à l’éditeur une liste de références présentant des similitudes avec les caractéristiques de votre projet. Vous pourrez bénéficier d’un partage d’expérience instructif sur les raisons du choix de l’éditeur, sur la qualité de son accompagnement et sa réactivité tout au long de la mise en place de la solution logicielle, puis, enfin, sur l’indice de satisfaction à l’usage et le ROI réel après quelques mois ou années d’utilisation.
Lisez l’interview de Christophe Goffinon, Expert en Credit Management et découvrez les résultats du Credit Management Survey 2015.
