Quelques règles de base pour effectuer une relance sur une créance

Quelques règles de base pour effectuer une relance en vue d’obtenir le règlement d’une créance :

• Si le montant de la créance est significatif, il est important de contacter votre client avant l’échéance. 2 dates importantes :

                – Immédiatement après la livraison ou l’exécution des prestations afin de savoir s’il est satisfait.

                – Dans la semaine qui précède l’échéance afin de valider que tout est en place pour que le règlement puisse vous arriver à la date convenue.

• Rapidement après l’échéance effectuez votre première relance (1 semaine maximum).

• Notez systématiquement la date de vos actions et les coordonnées de vos interlocuteurs (nom, adresse mail et téléphone direct).

• Notez précisément ce qui a été dit, cela facilitera et renforcera votre prochaine action de recouvrement si nécessaire.

• Si un litige est invoqué, obtenez le maximum d’information sur le litige et les coordonnées de la personne à contacter pour régler le litige. Ensuite mettez tout en œuvre pour régler le litige au plus vite, il est important de ne pas agacer votre client par des délais de résolution trop longs. Plus le litige sera long à régler plus votre client tardera à vous régler !

• Lorsque votre interlocuteur vous annonce un règlement ; valider avec lui le montant, la date de l’envoi et le mode de règlement.

• Le délai entre deux relances doit être court (maximum 15 jours). Privilégiez le téléphone. A la suite de votre relance n’hésitez pas à retranscrire par mail à votre interlocuteur les engagements pris.

• Après trois relances il est important d’adresser une lettre de mise en demeure en reprenant le détail de vos actions et de ce qui avait été convenu avec votre interlocuteur. Ne mettez pas non plus votre interlocuteur habituel dans l’embarras il n’est pas forcément à l’origine du non paiement ! Lorsque vous indiquez dans ce dernier courrier que vous transmettrez le dossier à votre service recouvrement ou votre assureur-crédit, il faudra le faire dans les délais annoncés !

• N’oubliez jamais que vous êtes face à un client. Il est important d’avoir un discours courtois mais ferme. Vous avez des devoirs vis-à-vis de votre client. Si ceux-ci ont été correctement exécutés, vous avez le droit de demander le complet paiement de vos factures !

Une relance efficace a un impact significatif sur votre trésorerie et sur le montant de votre compte clients douteux !

Une relance efficace et une créance assurée sécuriseront votre risque client.